Excel的数据有效性

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如何利用Excel的“数据有效性”来确保数据输入的有效性
2013-04-03
如何利用Excel的“数据有效性”来确保数据输入的唯一性

为了避免重复输入，可以利用Excel的数据有效性来确保数据唯一性。

在Excel数据录入的过程中，有些数据是需要确保唯一性的，比如说职员ID，商品编号等，凭人工判断是非常麻烦的，有时候难免会输入重复。为了避免重复输入，可以利用Excel的数据有效性来对数据进行验证，当输入已有的内容时，让Excel自动提示。其具体做法如下：

设置有效性条件

假如A列要输入的是职员ID，必须具有唯一性，在输入之前对其进行设置。选择单元格A1（假设第一个职员ID输入到A1），执行“数据”菜单中的“有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框，选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“自定义”，在“公式”框内输入“=COUNTIF(A:A,A2)=1”

设置出错警告

通过上面的方法，把判断条件已经设置好了，在满足条件即出现重复项是怎么办？那就要设置出错警告。选择“数据有效性”对话框中的“出错警告”选项卡，选中“输入无效数据是显示出错警告”复选框，选择“终止”样式，在“标题”框内输入“输入错误”，在“错误信息”框内输入“你输入的数据已经存在，必须唯一”，最后单击“确定”按钮。

复制函数

到此，我们只是设置了最上面的一个单元格，还不能起任何作用，必须把这个设置应用到这一列的所有单元格。选择单元格A1，鼠标移动到A1的右下角，当鼠标变为“十”字形状时，拖动鼠标向下覆盖A列的其它单元格。

效果

这样，当我们在A列中输入同列中已有的信息时，Excel就会弹出对话框，提示输入错误，并终止输入。需要对刚才输入的数据进行修改光标方可移到下一个单元格。

 

Excel表格中使用数据有效性判断输入的身份证号码是否正确

1、身份证位数（是否为15位或18位）

2、日期是否合法（主要是判断月份是否在1-12之间，日期是否超出当月的天数等）

3、身份证号是否重复。
数据有效性公式如下：
=NOT(OR(AND(LEN(A1)<>15,LEN(A1)<>18),COUNTIF(A:A,A1)<>1,ISERROR(1*TEXT((LEN(A1)=15)*19&MID(A1,7,6+(LEN(A1)=18)*2),”#-00-00″))))
可以设置提示内容为：
“身份证位数或者日期有误，或者身份证号有重复，请核准后重新输入！”

这样设置好后有以上三错误就不能输入了。
但还有个缺点，就是不知道和上面那个身份证号重复了。

所以建议采用如下方法：
在数据有效性中只判断位数和日期问题，公式如下：
=NOT(OR(AND(LEN(A1)<>15,LEN(A1)<>18),ISERROR(1*TEXT((LEN(A1)=15)*19&MID(A1,7,6+(LEN(A1)=18)*2),”#-00-00″))))
提示内容为：
“身份证位数或者日期有误，请核准后重新输入！”
然后在A列用条件格式显示重复的身份证号码，条件格式的条件设为：
公式=COUNTIF(A:A,A1)>1
将字体设为红色。
这样设置后，位数和日期有问题不能输入，重复的可以输入，但会显示为红色字体，以便你检查是这个单元格错了，还是先输入的那个单元格（红色字体）错了。